Apesar da emissão de faturas em formato PDF ser uma realidade bastante normal, havia dúvidas relativamente à sua legalidade. Assim, há poucos dias, as Finanças emitiram um Ofício-Circulado (25043/2024) para esclarecer de uma vez por todas este assunto, nomeadamente se as mesmas são válidas para efeitos de dedução de IVA. As dúvidas surgem pelo facto da lei estabelecer critérios técnicos muito rigorosos para as chamadas “faturas eletrónicas” como seja a necessidade de assinatura digital.

Fatura em PDF não é uma fatura eletrónica!

Cada vez mais as faturas em papel são uma raridade, poupando custos às empresas. Em vez de imprimir, os empresários pedem aos programas de faturação que emitam um ficheiro PDF que depois é enviado ao cliente por email. Contudo, apesar de popularmente se chamar a este procedimento uma fatura eletrónica, na realidade, não o é. Tal acontece porque, legalmente uma “fatura eletrónica” implica vários requisitos, como seja possuir uma assinatura digital. Logo, de acordo com  a letra estrita da lei, um documento sem assinatura digital não seria válido para dedução do IVA, pois não cumpre os requisitos de fatura eletrónica.

De adiamento em adiamento…

Por esse motivo, ao longo dos anos, houve vários Despachos do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais e Orçamentos de Estado a adiar a entrada em vigor dos requisitos técnicos da fatura eletrónica e a referir que, no entretanto, se podia continuar a emitir faturas em PDF. A própria Proposta de OE2025 volta a adiar o prazo até 31/12/2025…
Ora, conforme referiu a Bastonária da Ordem dos Contabilistas Certificados numa publicação nas redes sociais, a possibilidade de dedução do IVA de uma fatura em PDF estava sempre condicionada a um despacho ou uma norma transitória num Orçamento de Estado, tornando difícil planear procedimentos nas empresas.

Finanças autorizam PDF como formato de entrega

No novo Ofício-Circulado, as Finanças clarificam este assunto referindo que as faturas emitidas por programas de faturação não são necessariamente “faturas eletrónicas”, podendo ser faturas normais (ou seja, sem assinatura digital). Logo, a lei apenas indica que se devem processar as faturas em duplicado (original para o cliente e cópia para o arquivo do fornecedor), não havendo qualquer requisito quanto ao formato de entrega.
Por esse motivo, as Finanças concluem que nada obsta a que a fatura sejam geradas em formato PDF e entregues ao cliente por qualquer via, sendo válidas para deduzir o IVA.
A AT refere ainda que o mesmo se aplica às faturas emitidas no Portal das Finanças (os chamados “recibos verdes eletrónicos”).

Poupança de custos para as empresas

Refira-se que esta aceitação definitiva das faturas em PDF representa uma poupança de dinheiro para as empresas, pois, os referidos requisitos técnicos como a assinatura digital iriam ter custos elevados. Assim, desta vez, verifica-se um entendimento das Finanças no sentido de simplificar a vida aos empresários.

Para efetuar download do documento, clique no link abaixo:

  Ofício-Circulado 25043/2024 - Validade de faturas em PDF para dedução de IVA (219,5 KiB)